Die weltweite Digitalisierung ist in allen Bereichen des Lebens deutlich spürbar und die vielen technischen Helfer breiten sich zunehmend weiter aus. Auch in der Gastronomie und Hotellerie werden oftmals, durch die Digitalisierung verschiedener Vorgänge und Arbeitsschritte, steigende Gewinne und eine deutliche Zeitersparnis erzielt. Viele praktische Funktionen und Systeme, die am Markt zum Vorschein kommen verhelfen
dazu vieles einfacher und übersichtlicher zu gestalten. Bargeldlose Bezahlungsmethoden, digitale Gäste- und Hotelmappen, online Buchungsportale und Systeme, die für einen reibungslosen Ablauf der Hygiene-Prozesse verhelfen, sind hier nur ein paar Beispiele an dem riesigen Spektrum an digitalen Systemlösungen. Was Ihnen als Gastgeber für Möglichkeiten zur Verfügung stehen und welche der digitalen Lösungen auch wirklich sinnvoll und hilfreich sind darüber geben wir Ihnen heute einen kleinen Überblick.
Digitale Gästeverwaltung und Nutzen einer Stammgastdatei
Bei dem tag-täglich in Ihrem Betrieb anfallenden Gästeaufkommen ist es manchmal als Gastgeber gar nicht so einfach den Überblick zu behalten. Vor allem wenn sie als Unternehmer durch anstehende Urlaubszeiten im Betrieb oder krankheitsbedingte Personalausfälle auf Aushilfen o. ä. zurückgreifen, ist eine intensive Einarbeitungszeit mit detaillierten Informationen zu Gästen sowie Wünschen und Vorlieben Ihrer Stammgäste so gut wie unmöglich. So kommen schnell Fragen auf und Probleme sind schon in gewisser Weise vorprogrammiert. Doch auch im regulären Alltagsgeschäft kann eine digitale Organisation Ihrer Abläufe im Betrieb oder besonders auch die Verwaltung Ihrer Gäste eine sehr praktische Sache sein.
So ersparen Sie sich und Ihren Angestellten, das hektische Suchen der Kundenunterlagen zu Fragen wie:
- “Was war noch Herrn Müllers Lieblingsbier zum Schweinebraten am Sonntag?”
- “Für wie viele Personen reserviert Frau Huber doch gleich immer den Tisch für Freitag?”
- “Wann wollte Familie Franke den frühzeitigen Check-In für das reservierte Zimmer am Wochenende haben?”
Mit einer digitalen Lösung zur Gästeverwaltung bzw. der Anlegung einer sogenannten Stammgastdatei, in der Sie all Ihre Gäste mit den dazugehörigen Kontaktdaten und Vorlieben eintragen, können Sie diese Fragen in Zukunft schnell und effektiv klären. Zu jedem Gast der Ihr Unternehmen besucht hat werden in der Stammgastdatei Informationen zur Person hinterlegt. So haben Sie alle wichtigen Informationen und Daten Ihrer Gäste an einer zentralen Stelle verwaltet und können somit viel effektiver auf Kundenwünsche und Vorlieben des Gastes eingehen. Fühlt sich ein Gast bei seinem Aufenthalt den ‘Care and Comfort’, wird dieser zufrieden Freunden, Bekannten und der Familie darüber berichten und Sie weiterempfehlen. Das ist sicher! Auch kleine Aufmerksamkeiten, wie eine nette Glückwunschkarte zum Geburtstag per Post oder einen Gutschein zum Hochzeitstag per E-Mail sind es gerade, die Ihre Kunden zu echten Stammkunden machen. Denn diese fühlen sich bei Ihnen wohl und verspüren einen gewissen familiären Charme.
Doch wichtigste Grundlage, um diese Art der Kundenbindung umsetzten zu können ist eben, die Sammlung der Stammdaten Ihrer Kunden. In unserem GeMax-Online Tool bieten wir Ihnen tolle Aktionen und Varianten, wie Sie die Daten Ihrer Gäste erhalten können, ohne dass diese sich “ausgefragt” fühlen. Unser System bietet Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit, bereits gesammelte Stammdaten ganz schnell und einfach zu importieren und neue Kontaktdaten von überall aus zu ergänzen. Und das Beste ist: Sie können alle geplanten Werbeaktionen oder auch Aufmerksamkeiten, die Sie Ihren Gästen z.B. zum Geburtstag zukommen lassen möchten, vorterminiert und voll automatisiert vom System versenden. Egal ob per Brief, E-Mail oder SMS. So vergessen Sie nie wieder wichtige Ereignisse Ihrer Gäste und haben so gut wie keinerlei Arbeit mehr mit den so wertvollen Kundenbindungsmaßnahmen.
Umsetzung der Registrierkassensicherheits-Verordnung (RKS-V)
In Kraft getreten ist die neue Registrierkassensicherheitsverordnung (RKS-V) in 2017 und für jedes Unternehmen, das eine digitale Registrierkasse verwendet, eine unumgängliche Pflicht. In der Verordnung wurden die entsprechenden Pflichten und geltenden gesetzlichen Vorschriften zur ordnungsgemäßen Handhabung mit elektronischen Kassensystemen festgehalten. Vordergründig geht es speziell um die Abwicklung zu Datensicherungen und den einzureichenden Jahresbelegen eines Unternehmens. Hauptziel der RKS-V ist es allerdings, einen Manipulationsschutz zu gewährleisten und einen allgemein geltenden Grundsatz zu dieser Thematik zu schaffen. Anbieter wie Gastrofix kombinieren sehr erfolgreich solche digitalen Kassen, die eine einfachste Bedienung gewährleisten, mit den automatisierten Vorgängen zur fristgerechten und detaillierten Datensicherung. Sie garantieren somit eine stressfreie und vor allem zeitsparende systemische Lösung mit Ihren Produkten. Einige der Systeme ermöglichen sogar eine Verwaltung aller in einem Unternehmen befindlichen Registrierkassen. Das heißt: Für den Unternehmer bietet sich die Option, gleich mehrere Standorte bzw. Filialen miteinander zu vernetzen und die Daten an einer zentralen Stelle auszulesen (z.B. Firmenhauptsitz). Auch Einstellungen und bestimmte Funktionen können ganz einfach für alle vorhandenen Kassen, die mit dem Hauptsystem verbunden sind, übernommen werden.
Zunehmend werden auch kreative Neuheiten der technischen Entwicklungswelt vorgestellt, die man in der Form bisher noch nicht kannte. So werden beispielsweise für den Einsatz in Barbetrieben, digitale Kassen in Schankanlagen integriert und geben dem Service- und Barpersonal die Option, die Kundenbestellungen umgehend während des Zapfens digital zu erfassen. Dies ist nicht nur sehr praktisch und platzsparend, denn durch einen integrierten Kassenzetteldrucker kann auch die Belegpflicht ganz problemlos abgewickelt werden.
Bereits weit verbreitet im Einsatz und bekannter bei der breiten Masse sind App`s und Programme, die ein mobiles Kassieren direkt am Tisch des Gastes ermöglichen. Servicekräfte reduzieren damit wesentlich ihre Laufwege und durch die Optimierung des Bezahlungsvorgangs, minimiert sich somit gleichzeitig der Personaleinsatz. Sie als Unternehmer können mit der Anschaffung eines solchen Programms nicht nur Kosten reduzieren, Sie verhelfen Ihren Mitarbeitern ebenfalls zu einem stressfreieren Arbeitsablauf. Daraus resultiert auch eine höhere Kundenzufriedenheit, da diese viel schneller die Rechnungen begleichen können und nicht gefühlt 10 Mal nach dem Service rufen müssen um bezahlen zu können. Fehlbuchungen wie z.B. falsch notierte Speisen und Getränke, zu hohe Anzahlen bei den Bestellungen oder auch Tischverwechslungen werden somit umgangen. Dies kann eine Menge Stress und Ärger vermeiden. Sie sind sich unsicher ob Ihnen diese Programme und App`s etwas bringen? In den bekannten Play-/ und Appstores können Sie bei vielen der Anbietern für einen bestimmten Zeitraum die Funktionen kostenfrei testen. Probieren Sie es doch einfach mal aus. Vielleicht ist es ja auch etwas für ihr Unternehmen.
Hilfreiche Software für den Hotelbetrieb
Digitale Buchungsportale wie Trivago oder Kayak sind allseits bekannt und gefühlt entdeckt man täglich einen neuen Anbieter, die einem Versprechen das ‘beste Hotel zum niedrigsten Preis` zu finden. Doch nicht nur im Bereich der Zimmerreservierung und Buchungen hat sich in unserem digitalen Zeitalter etwas getan. Neuartige Hotelsoftwares am Markt ermöglichen es Hoteliers Ihre Häuser zentral zu verwalten. Tolle Features wie grafische Zimmeransichten die dem Gast einen reellen Einblick der Räumlichkeiten bieten oder eine digitale Hotelmappe die Ihr Haus in das Beste Licht rückt und alle Stärken Ihres Unternehmens zur Geltung bringt, sind nur Beispiele für die Entwicklung in der Hotelbranche. Digitale Gästekommunikation ist hier das Schlagwort. Denn jeder Reisende hat in der heutigen Zeit ein ganz bestimmtes Objekt überall dabei. Sein Smartphone. Nutzen Sie diese Tatsache doch zu Ihrem wirtschaftlichen Vorteil und erzielen sie gleichzeitig eine hohe Kundenzufriedenheit. “Wie das geht”, fragen Sie sich jetzt? Innovative Firmen haben Lösungen für die mobile Kommunikation mit Gästen geschaffen.
Bestes Beispiel hierfür ist die digitale Gästemappe der Firma Gastfreund. Neben digitalen Lösungen zur individuellen Gestaltung eines Gästeinfokanals und der Erstellung einer online abrufbaren Hotelzeitung, ist die digitale Gästemappe eine sehr empfehlenswerte Neuheit am Markt, die Ihnen zu einem optimalen und zukunftsorientierten Kundenservice verhilft. Mit der App, die man auf jedem Smartphone und Tablet installieren kann, werden Ihre Gäste überall auf dem Laufenden gehalten. In Ihrem Erholungsbereich ist kurzfristig ein Wellness-Termin frei geworden? Sie haben in der näheren Umgebung tolle Aktivitäten, die Sie Ihren Kunden empfehlen möchten? Oder Sie möchten bestimmten Kunden gezielt eine Nachricht zukommen lassen? Dann nutzen Sie die digitale Gästemappe. Auch Leistungen Ihres Zimmerservices, aktuelle Angebote und Aktionen, sowie die Bewerbung Ihrer Arrangements können Sie ohne großen Zeitaufwand unter Ihren Gästen publik machen. Doch auch umgekehrt haben Ihre Gäste die tolle Option jederzeit Anfragen oder Bestellungen an Sie zu stellen. Dies bietet eine grandiose Möglichkeit der Kundenbindung und erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag.
Digitale Personalorganisation
Anfallende Aufgaben und Prozesse, die sich rund um die Punkte Dienst- und Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung drehen, werden ebenfalls zunehmend auf dem digitalen Weg bearbeitet und verwaltet. Eine optimierte Personalorganisation in Ihrem Betrieb wirkt sich oftmals merkbar positiv auf die anderen Bereiche Ihres Unternehmens aus. Eine bestens organisierte Personallogistik zählt zu den Grundbausteinen eines erfolgreichen Unternehmens. Denn Faktoren wie die Personaleinsatzquote und alle Personalkosten im Blick zu haben, kann sich stark zum Positiven auf Ihr Betriebsergebnis auswirken.
Auf dem digitalen Weg haben Sie als Unternehmer stets Zugriff und eine gute Übersicht der Dienstpläne Ihrer Mitarbeiter und können binnen weniger Minuten Dienst- und Urlaubspläne erstellen. Auch die Mitarbeiter haben die Möglichkeit jederzeit und von überall Ihre Arbeitspläne einzusehen, wie es Gastromatic in Form einer speziellen Mitarbeiter App anbietet. Mit den verschiedenen wählbaren Modulen die Gastromatic anbietet, können intelligente umsatzgesteuerte Dienstpläne erstellt werden, die Ihnen verhelfen bares Geld zu sparen. Doch auch eine digitale Lohnabrechnung mit vorhandenen Schnittstellen zu den gängigen Lohnabrechnungssystemen, ist voll automatisiert möglich. Nach Überprüfung der vorliegenden Arbeitszeitdaten werden die Lohnabrechnungen sogar direkt an die Mitarbeiter versendet. All diese Funktionen erleichtern Ihnen ungemein die regelmäßig anfallenden und doch oft “lästigen” Pflichten und schenkt Ihnen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge!
Hygiene Prozesse Optimieren und ordnungsgemäß verwalten
Auch im Bereich der Hygiene und der damit einhergehenden vorgeschriebenen Hygiene-Dokumentation in gastronomischen Unternehmen, kann die Umstellung der anfallenden Prozesse hin zu einer Digital basierten Lösung, eine wertvolle Arbeitserleichterung bedeuten. Alles was Sie über die wichtigen Hygiene-Maßnahmen wissen müssen und wie Sie sich von der alt bekannten “Zettelwirtschaft” lösen können, um effektiver zu arbeiten, erfahren Sie im kostenfreien E-Book der leanApps GmbH: “Der Weg zum digitalen Hygiene-Management”.
[thrive_text_block color=”orange” headline=”Unser Tipp:”]Sie haben Interesse an einer der vorgestellten digitalen System-Lösungen? Dann setzten Sie sich gerne mit uns in Verbindung oder melden Sie sich direkt zu unserer GeMax Online-Präsentation an.
Hier direkt zur Online Präsentation >>[/thrive_text_block]
